Kokoushuoneen varaaminen on uhkapeliä, tehdään siitä laitonta (2016)

Tämä on ensimmäinen blogikirjoitukseni työpaikasta, julkaistu elokuussa 2016. Ajatteluni varaamisesta on toki kypsynyt, mutta enimmäkseen tämä pitää edelleen paikkansa. - Tomi Teikko

traditional no-show meeting

Islanti voitti kerran Englannin UEFA Euro 2016 -turnauksessa varsinaisella peliajalla lukemin 1-2. Arvasitko tuloksen ennen pelin alkua? Löitkö vetoa lopputuloksesta? Jos vastasit kyllä, olisit voittanut 18-kertaisen panoksesi takaisin Suomen Vedonlyöntitoimistolla. Väitän, että suunniteltuun kokoukseen fyysisesti osallistuvien pelaajien määrän ennustaminen ja kokouksen tarkan keston arvioiminen on yhtä vaikeaa kuin jalkapallo-ottelun tulosten tietäminen.

Arvaa kokouksen osallistujien lukumäärä

Paikka ja aika ovat menettäneet merkityksensä työssä. Pilveen siirrettyjen työkalujen ja yritysten etäyhteyksien ansiosta on erittäin vaikea ennustaa etukäteen, kuinka monta kollegaa tai asiakasta tulee toimistolle ja osallistuu fyysisesti samassa kokoushuoneessa pidettävään kokoukseen. Kaikkien kokousvieraiden saapuminen samaan huoneeseen on juhlimisen arvoinen ihme. Jake jäi kotiin sairaan lapsen kanssa, eikä Gertrude jälleen kerran osannut ennustaa liikennettä Kehä 1:llä. Siksi on parasta ajoittaa jokainen kokous etänä, kuten Microsoft Teamsin tai Google Meetsin avulla.

Arvaa kokouksen kesto

Toinen vaikeasti ennustettava muuttuja on kokouksen pituus. Pystytkö ajoittamaan ja laatimaan kokouksen esityslistan niin tarkasti, että tiedät minuutin tarkkuudella, kuinka paljon aikaa sinulla on kokouksen vetämiseen? Tanjan tietokone kaatui juuri kokouksen alkaessa. Teemu ja Seppo eivät jälleen kerran lukeneet kokouskutsuun liitettyä materiaalia etukäteen, ja Heikki meni vessaan. Mitä kokeneempi kokouksen vetäjä on ja mitä tarkemmin hän on miettinyt kokouksen sisältöä ja aikataulua etukäteen, sitä tarkempi tulos on. Valitettavasti useimmat päivittäiset kokoukset kutsutaan koolle alustavalla esityslistalla, eikä osallistujien varaamiseen tehdä valmisteluja. Meillä kaikilla on todennäköisesti myös toistuvia varauksia kalentereissamme, kuten tiimikokoukset ja kuukausittaiset raportit, joiden toteutus on epävarmaa ja osallistujamäärää mahdotonta arvioida. Lisäksi kaikilla on todennäköisesti varattu fyysinen kokoustila, joka ei koskaan saavuta oikeaa osallistujamäärää.

Poista kokoushuoneiden varausjärjestelmät

Käytämme kokoushuoneiden todellisesta kapasiteetista vain 35 % toimistoaikoina. Kokoustilojen alhainen käyttöaste johtuu edellä mainituista muuttujista ja perinteisestä tavasta varata kokoushuone etukäteen. Kokoushuoneiden käyttöaste on nimetyn työpisteen tasolla, mikä tarkoittaa, että kokoushuone jätetään kokonaan tyhjäksi tai suuri 10 hengen huone on puolillaan.

Toimistotilat ovat kalliita, ja niiden kustannuksissa säästäminen jättää mukavan summan rahaa tilinpäätökseen. Yli 10 hengen kokoontumiset ovat tapahtumia, ja on suositeltavaa käyttää tapahtumatuotannon ammattilaisia tapahtuman tuottamiseen, kuten toimistoassistenttia, kiinteistön ravintolapäällikköä, tunnelmanhallintaa tai ulkopuolista tapahtumatuotantoyritystä.

Esineiden internet kokoushuoneen työkaluna

Muutosvastustuksen hillitsemiseksi tulisi ottaa käyttöön myös työkaluja, jotka helpottavat arkea. Nykyään lähes jokaisessa huoneessa on liiketunnistin, joka ohjaa huoneen valaistusta energian säästämiseksi. Esimerkiksi huoneen ulkopuolelle voidaan lisätä edullisesti punainen valo, joka syttyy, kun huoneessa on ihmisiä. Liiketunnistin on myös helppo liittää verkkoon, joten tunnistin on osa esineiden internetiä (IoT), ja dataa voidaan kerätä keskitetysti kaikista kiinteistön kokoustiloista. Liiketunnistimen lisäksi tilaan voidaan lisätä edullisesti myös huoneen käyttäjiä laskevia antureita.